Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Nr. 180: Brugerundersøgelse og videreudvikling af rådgivning i Kloge Fødevareindkøb

Pedersen, A.B. & Jensen, A. 2016. Brugerundersøgelse og videreudvikling af rådgivning i Kloge Fødevareindkøb. Undertitel. Aarhus Universitet, DCE – Nationalt Center for Miljø og Energi, 37 s. - Videnskabelig rapport fra DCE - Nationalt Center for Miljø og Energi nr. 180. http://dce2.au.dk/pub/SR180.pdf

Sammenfatning

Offentlige fødevareindkøb er en vigtig del af hverdagen i de danske kommuner. Samtidig er det et område, hvor der i Danmark gennem en årrække har været et politisk fokus på at øge kvaliteten af indkøbene, handle lokalt og øge andelen af økologiske indkøb. Etableringen i 2013 af projektet Kloge Fødevareindkøb (i daglig tale: Kloge Fødevarer) under projektledelse af institutionen Madkulturen, kan ses som en udløber af det, idet Kloge Fødevarer har til formål at (jf. Bilag 1):

  • yde rådgivning til indkøbsansvarlige og udbudsjurister i kommuner, regioner og stat om indkøb af økologiske og lokale fødevarer.
  • understøtte samarbejdet fra indkøb og køkken til leverandør og producent.
  • styrke det tværfaglige samarbejde internt i offentlige organisationer om indkøb af fødevarer.
  • formidle viden om offentligt indkøb af fødevarer.

 

Formålet med undersøgelsen i nærværende rapport er at vurdere brugernes oplevelse af projektet Kloge Fødevarers rådgivning af kommunernes fødevareindkøbere; og på baggrund heraf give input og forslag til tiltag til Kloge Fødevarers udvikling af rådgivningen. Ud over kommunerne rådgiver Kloge Fødevarer også regionerne, kommunale indkøbsfællesskaber og andre statslige organisationer. I nærværende rapport analyseres alene rådgivningen af kommunerne. Datamaterialet består af ni kvalitative interviews samt en gennemgang af en database med kommunikation mellem Kloge Fødevarer og kommunernes indkøbs-/udbudsansvarlige på fødevareområdet samt Kloge Fødevarers notater herom.

Analysen af Kloge Fødevarers database med kommunikationen mellem kommunale indkøbere/udbudskonsulenter viser, at 14 af Danmarks 98 kommuner af Madkulturen er registreret som kommuner med begyndende eller aktiv rådgivning om lokale/økologiske fødevareindkøb. I tillæg hertil er der kommuner som indirekte har modtaget rådgivning gennem fx rådgivning af indkøbsfællesskaber, som de er del af. De 14 kommuner der individuelt har modtaget begyndende eller aktiv rådgivning, har efterspurgt rådgivning om:

  • Juridisk rådgivning om hvordan kommunens udbud af kontrakter på fødevareområdet kan sammensættes, så der kommer et større indhold af økologiske og/eller lokale fødevarer uden at kommunen kommer i konflikt med udbudsregler-/lovgivning.
  • Rådgivning om afdækning/involvering af lokale og/eller økologiske leverandører. Der er således flere kommuner, som savner overblik over, hvilke leverandører der er i kommunen og derfor søger information om dette.
  • Information om hvordan andre kommuner arbejder med økologiske/lokale fødevareindkøb.
  • Organisatoriske udfordringer – fx hvis kommunalbestyrelsen eller køkkenerne ikke bakker op om økologiske/lokale fødevareindkøb.
  • En enkelt kommune har også efterspurgt rådgivning til afklaring af, om kommunen eventuelt kan fokusere på fødevarernes ’carbon footprints’ eller ’food miles’.

Rapporten identificerer en række forklaringer på, hvorfor de øvrige kommuner ikke p.t. indgår i rådgivningen (se kapitel 4).

Interviews med seks af de fjorten kommuner, der i regi af Kloge Fødevarer er registrerede som med aktiv eller begyndende rådgivning, viser, at der generelt er en positiv opfattelse af Kloge Fødevarer-rådgivningen om fødevareindkøb blandt de kommuner, som er blevet interviewede - bortset fra en enkelt kommune, som oplevede, at Madkulturen ikke vendte tilbage med den forventede sparring efter første kontakt.

I praksis har der ifølge interviewene i de konkrete rådgivningsinitiativer været relativt meget fokus på udbudsjura, herunder især hvordan kommunerne fremmer lokale/økologiske fødevareindkøb uden at komme i konflikt med primært lovgivningen om offentlige udbud. Desuden har flere kommuner brugt Madkulturen til at identificere og skabe kontakt til lokale fødevareleverandører/-producenter. Madkulturen har også været brugt som erfaringskilde i forhold til praksis i andre kommuner. Kommunerne har tilsvarende fundet det udbytterigt, når Madkulturen har bistået med at organisere/arrangere debatmøder/workshops. Umiddelbart peger interviewene på, at den del af Kloge Fødevarers målsætning, der har været mindst fokus på vedrørende rådgivningen af kommunerne, er ’at styrke det tværfaglige samarbejde internt i offentlige organisationer om indkøb af fødevarer’, men der ser heller ikke ud til at have været så stor efterspørgsel efter netop denne type rådgivning ifølge interviewene med kommunerne.

Analyserne viser på baggrund af interviews med kommunerne, at der er et potentiale for at øge rådgivningsaktiviteterne, men der er også en række barrierer for lokale/økologiske fødevareindkøb:

  • Manglende kommunalpolitisk prioritering af lokale/økologiske fødevareindkøb.
  • Fastlåsthed i de kommunale køkkener i de tilfælde, hvor kommunalbestyrelsen ikke øger budgettet til fødevareindkøb. Mærkningsordningen Det Økologiske Spisemærke (med tildeling af Bronze-, Sølv- og Guldmærket) har dog på især daginstitutionsområdet vist sig at have en betydning i forhold til at fremme økologiske fødevareindkøb.
  • Mangel på lokale økologiske fødevareleverandører – bl.a. fordi de eksisterende allerede er på kontrakt med store supermarkedskæder.
  • Manglende interesse fra små lokale fødevareleverandører i at levere til kommunen, fordi: Leverandørerne ikke kan give den fornødne leveringssikkerhed; leverandørerne mener der er for meget bureaukrati forbundet med kommunale leverancer; og leverandørerne kan have svært ved at løse logistikudfordringer.
  • Stram udbudslovgivning og fastbundethed af store fælleskommunale indkøbsaftaler opfattes som en stor barriere for lokale/økologiske fødevareindkøb. Denne barriere er dog under forandring.
  • Holdningen til økologiske fødevarer blandt kommunens borgere kan være en barriere eller omvendt en katalysator, da borgernes holdning kan påvirke kommunalbestyrelsens holdning.

De vigtigste barrierer/katalysatorer ser på baggrund af analyserne ud til at være: i) er der internt i organisationen (kommunen) politisk lederskab eller ej i forhold til at fremme økologiske/lokale fødevareindkøb; ii) kommunens omgivelser i form af dels udbudslovgivning/store indkøbsaftaler, dels udbuddet af lokale/økologiske fødevareleverandører.

Ændringen i rammerne omkring udbudslovgivning og store indkøbsaftaler som fx SKI-aftalerne ser ifølge de interviewede kommuner p.t. (ultimo 2015) ud til at fjerne nogle barrierer for kommunernes økologiske/lokale fødevareindkøb. Der kan naturligvis fortsat være et behov for at modtage rådgivning om, hvordan kommunen holder sig indenfor lovgivningens og eventuelle indkøbsaftalers rammer, men lempelserne betyder, at kommuner der vil satse på økologiske og/eller lokale fødevareindkøb nu i højere grad kan fokusere på andre praktiske udfordringer.

På baggrund af analyserne anbefales det, at Madkulturens rådgivning i regi af Kloge Fødevarer fremadrettet bør være centreret om at:

  • Fortsat rådgive om hvordan kommunerne holder sig indenfor udbudslovgivning og fælleskommunale/statslige indkøbsaftaler samt sikre opdateret viden herom. Herunder rådgivning om, hvordan kommunen sammensætter sine fødevarekontrakter, hvis den ikke indgår i indkøbsaftalerne.
  • Markedsføre ’de gode eksempler’ på kommunale lokale/økologiske fødevarepolitikker overfor kommunalbestyrelser/-direktioner, som p.t. ikke prioriterer lokale/økologiske fødevareindkøb. Det gode eksempels magt kan have en stor betydning – især hvis gode eksempler kan vise, at det er omkostningseffektivt for kommunerne at satse lokalt/økologisk i kraft af branding af kommunen, skabelse af arbejdspladser, reduktion af fx madspild mv. Eventuelle kommunale erfaringer med udfordringer/problemer bør ligeledes videreformidles.
  • Rådgive kommunerne om at ’massere’ små lokale leverandører. Kommunerne bør rådgives mere om, hvordan de gør det attraktivt for lokale leverandører at levere fødevarer til kommunale institutioner: i) Hvordan screener kommunerne de lokale/økologiske leverandører, ii) hvordan kan de løse logistikudfordringerne for leverandørerne (fx med lokale fødevarecentraler), iii) hvordan hjælper de leverandørerne med at mindske bureaukrati, iv) hvordan kan mindre (lokale) leverandører hjælpes til fælles bud på kommunale udbud o.l. Der er et stort behov for rådgivning, som kan være med til at mindske de såkaldte transaktionsomkostninger for de lokale leverandører – dvs. gøre det mere smidigt at være lokal fødevareleverandør for kommunen. Kloge Fødevarer kunne fx rådgive om kommunal udvikling af informationsmateriale til leverandørerne a la ’Vi har brug for dig for at kunne tilbyde gode kommunale fødevarer – sådan bliver du nemt leverandør til kommunen’. Der er med andre ord et behov for at kommunerne bliver bedre til at fremme et større udbud af økologiske/lokale fødevarer, for er der ikke et udbud, nytter det ikke, at der er en efterspørgsel. I denne proces kan Kloge Fødevarer-rådgivningen spille en vigtig rolle.
  • Rådgive kommunerne om hvordan de faciliterer dannelse af netværk blandt lokale eller eventuelt regionale leverandører, så leverandørerne kan erfaringsudveksle og samarbejde om tilbud via netværket.
  • Rådgive om hvordan Det Økologiske Spisemærke kan inddrages aktivt i indsatsen for at fremme økologiske fødevareindkøb i kommunens institutioner.
  • Facilitere kommunal læring i køkkenerne – hvordan kan kommunale køkkener omlægge til økologi/lokalt indenfor stramme budgetter. Det er et område, som Madkulturen i forvejen har haft fokus på (se fx Madkulturen 2013) – det er vigtigt at fortsætte dette arbejde. Også her kunne man i rådgivningen fx fokusere på, hvordan man i praksis gennemfører en omlægning, herunder ved brug af det gode eksempels magt, som fx hvordan køkkener bliver bedre til at bruge rester, bruge billigere opskrifter osv. Det er endvidere flere kommuners erfaring, at der er forskelligartede udfordringer for henholdsvis børne-/ungeområdet og ældreområdet, hvilket læringsbistanden bør afspejle.

 

Generelt gælder det for rådgivningen, at det er vigtigt, at Madkulturen er eksplicit omkring, præcis hvilken rådgivning det er, man kan tilbyde kommunerne i regi af Kloge Fødevarer, så der foregår en forventningsafstemning mellem kommune og Madkulturen.